- Fernando questionou a Sarah sobre como fazer gestão dos processos usando a ferramenta da Fhinck.
- Sarah informou que com a ferramenta da Fhinck teremos dados mais precisos de uma camada mais acima que vai permitir atuarmos, sem necessidade de aprofundamento. Só sendo necessário aprofundar onde houver necessidade de atuação e for do entendimento que ali cabe aprofundar. Pois hoje acaba sendo moroso o processo, devido ter que mapear tudo para saber onde atuar, enquanto poderia ter tomado a decisão em uma etapa anterior, devido a quantidade de dados mais precisos., em um ambiente de processos e macro processos.
- Sarah explicou como é feito o mapeamento e a conversão em mapeamento na ferramenta da Fhinck: A ferramenta mostra o nível de atividade oculta e que normalmente fica escondido no método tradicional por trás da estimativa que a pessoa traz de tempo.
Por exemplo: Disponibilidade real. As pessoas preenchem as planilhas de forma que demonstra que ela está disponível as 8 horas, o que muitas vezes não é real. A questão também de comunicações, relacionamentos, reuniões, alinhamento para fazer gestão não entram no processo ou entra de forma superficial, ficando embutido como se tivesse distribuído dentro dos processos que são iguais. Logo, a ferramenta consegue obter isso como um todo.
- Deborah questionou sobre a ferramenta mapear não somente a execução, mas essa questão de reunião e alinhamento.
- Sarah respondeu que a ferramenta mostra a interação entre as pessoas, quais são as pessoas que são mais acionadas, quais são as reuniões. Ela traz aquilo que está em primeiro plano.
- Sarah informou que todas as vezes que o usuário está em tela de login, menus, navegando em pastas mais genéricas, é colocado como um setup (configuração do sistema, está abrindo o sistema ainda). Sarah foi questionada se isso não faz parte do sistema. Sarah respondeu que se o cliente faz login várias vezes no dia, para vários processos diferentes, esse setup está impactando todo o processo da empresa, ou será que a sessão está inspirando muito rápida, gerando uma melhoria de tempo em vários processos.
- Amanda questionou sobre o caso de ter duas abas abertas lado a lado em uma única tela, Sarah informou que a ferramenta pegará a tela que a pessoa está clicando.
- Marcos Paulo questionou se existe a possibilidade do setup ficar direcionado as ferramentas que a pessoa utiliza no desempenho daquela atividade e por consequência do processo como um todo, já que muitas pessoas fazem vários processos ao mesmo tempo. Seria necessário combinar com as pessoas para evitar esses desvios de conduta da execução ou a ferramenta tem uma inteligência por trás e consegue gerar os insights de uma maneira que não seja necessário interpretar essas variações de cenário, no momento do uso da ferramenta da Fhinck.
- Sarah informou que toda vez que tiver um chat do teams sem assunto ou um e-mail sem assunto que precisou abrir só pra consultar, aquilo não faz parte da execução, mas será consolidado tudo e tudo que for inerente a atividade primária, é possível saber quais telas fazem parte do rol de telas, o que for genérico cai como secundário.
- Sarah informou que em média 60% das atividades encontram-se dentro do processo CORE (primário) e 40% no secundário, ou seja, menos da metade do time trabalhando em algo que agrega valor aquela área. Dessa forma a Fhinck utiliza uma LLM que vai analisar aquela navegação, conforme a área que a pessoa está atuando, dessa forma é construído uma base para verificar as atividades CORE da área e montar uma documentação básica, feito isso, é rodado a primeira rotina que traz a primeira classificação (navegações do time para segregar as atividades). Em seguida enriquece o documento com informações mais precisas para análise. Por fim, é verificado atividades que podem ter essas mudanças de processos ajudando a trazer mais precisão para essa classificação.
- Sarah informou que a ferramenta consegue identificar os principais processos e os tempos, entendendo onde vai chegar no nível de atividades e sempre baseando nos processos dentro daquela área. Por isso a ideia de colocar na área do jurídico, devido já ter uma base de dados maior rodando, em paralelo implementa na nova área (Backoffice de vendas) e depois de mais ou menos 1 ou 2 meses, acumula dados nessa nova área.
- Fernando questionou sobre nesse produto que a ferramenta entrega, ter um esforço para contar como é esperado que esse processo seja executado, ou seja a ferramenta não faz essa descoberta por si só, porém em áreas que há atividades mais padronizadas e repetitivas, não é necessário fazer ajustes desses setups e ao gerar o relatório procurar entender se faz parte do processo devido não ter vinculado ao setup inicial, ou se é uma variável nova, e concluir que é uma nova oportunidade e concluir que são desvios do que esperava que fosse feito no processo. Também questionou se a ferramenta tem alguma visão de tempo total gasto para uma atividade (lead time).
- Sarah informou que tem a funcionalidade de play/pause, mas essa funcionalidade só vai ser usada onde é de entendimento que precisa trabalhar esse lead time, onde está tomando muito tempo da pessoa, qual o lead time para uma possível automação. Tem uma parte que chamada timeline, delimitada por um dia, um range de horário e uma pessoa, isso vai ser o play/pause dado pela pessoa naquela tarefa.
- Marcos Paulo questionou de qual forma é possível trabalhar sem necessitar de entendimento dentro da cadeia de processos, e se ao olhar o processo em si é preciso ter tudo mapeado para aplicar a solução.
- Sarah informou que o mapeamento facilita na elaboração da documentação do que são certas coisas usadas. Mas que a medida que determinadas áreas vão entrando, a ferramenta entende que aquilo faz parte de certo local. Ou seja é necessários alguns refinamentos ao longo que a ferramenta está sendo rodada.
- Marcos Paulo questionou se a execução operacional da ferramenta, onde o bit técnico que está sendo executado, tem todo um trac de ações feitas, onde é permitido enxergar padrões e desvios de execuções, se há essa possibilidade na Fhinck ou se é mais uma inteligência e informações de insights para que seja interpretado o que está acontecendo no processo.
- Sarah informou que não é necessário saber se todos fazem os mesmos caminhos, pois pode haver caminhos diferentes e não afetar no resultado. No process mining só olha para log de sistemas, onde o mais difícil é a extração. Já o task mining coloca no computador e tem as visões de tudo, focado naquelas células.
- Sarah informou que os próximos passos é alinhar com o time do Renato da Fhinck, saber quem são as pessoas da nova área, verificar com o TI para instalar a ferramenta na nova área já que o instalador será o mesmo, informar as rotinas que terão que seguir, como será quando alguém reportar, além de marcar uma agenda com o jurídico para alinhar as documentações e rodar a parte de classificação. Terão algumas informações no dashboard, como é feito algumas parametrizações e configurações para o lado de produtividade (Onboard da nova área), disponibilidade para esses treinamentos e alinhamentos de governança, tempo que o TI vai levar para distribuir nas máquinas.
- Fernando questionou se no funcionamento da ferramenta ela coleta os dados, e transfere para uma nuvem. Sarah informou que o software nas máquinas formando lotes de informações e de tempos em tempos manda para a nuvem e é feito o processamento e dessa forma é possível ver as informações no dashboard (Nuvem na google)
- Fernando questionou quais os tipos de dados que é levado para essa nuvem. Sarah repassou o link de uma documentação técnica onde consta todos os dados que são capturados. São capturados a chave de identificação que é login e username, roustname (código), título de janela, url dos sites navegados, não são capturados conteúdos de planilhas por exemplo, são capturados atalhos de teclado, quantidade de monitores, ip de conexão, rede de conexão (identificação de onde está a pessoa) e não são capturados dados sensíveis.